Organizarea agendei

Agenda trebuie trasata si urmarita:

1. in prima etapa pentru un an de zile.
2. apoi la nivelul a doua luni: luna in curs + luna viitoare.
3. saptamanal.
4. zilnic.

Exemple de task-uri anuale:

1. Termene fixe (raportari, efectuare plati, analize, controale, etc.).
2. Zile de nastere (colegi, clienti, etc.).
3. Evenimente cunoscute (conferinte, training-uri, etc.).
4. Activitati previzibile (intocmirea anuala a bugetului sau a planului de lucru pentru anul urmator, audituri interne, audituri externe – ISO, etc.).
5. Concedii de odihna (ale angajatilor din subordinea directa, ale tuturor angajatilor, etc.)
6. Sarbatorile legale.
7. Orice alte obiective de indeplinit in noul an (acestea se vor „traduce” in task-uri la nivel de luna, de saptamana si apoi in task-uri zilnice).

Unde ne tinem agenda?

1. Outlook sau orice alta aplicatie de mail care are optiunea de Calendar (avantaj: optiunea reminder).
2. Outlook + Word (daca esti genul de persoana careia ii place sa scrie mai elaborat). Recomandabil ca in Word agenda fiecarei luni sa fie un document distinct. Toate cele 12 agende se creeaza in luna decembrie pentru tot anul urmator.
3. Outlook + Excel (pentru persoanele mai tehnice, ce vor sa puna tot felul de filtre). Aici luna, saptamana, ziua pot fi inregistrate in coloane distincte, aplicandu-se apoi filtre, sau fiecare luna poate sa fie detaliata intr-un sheet separat. Toate cele 12 agende se creeaza in decembrie pentru tot anul urmator.

Alte tips&tricks:

1. Indiferent de format, agenda trebuie sa permita inregistrarea in avans a task-urilor.
2. Task-urile nefinalizate intr-o zi se reprogrameaza la o data ulterioara.
3. Daca nu se stie noua data, se inregistreaza la o sectiune „General” a lunii respective, ramanand a fi reprogramata.
4. Task-urile din agenda/caietul hard copy se trec intotdeauna in formatul electronic.  
5. Agenda pentru a doua zi se revizuieste la finalul zilei anterioare.